Juan José Rosado Robledo (JR2®)
Introducción
Durante muchos años, la relación entre los contribuyentes y el Servicio de Administración Tributaria se entendió bajo una lógica relativamente sencilla: presentar declaraciones, pagar impuestos, emitir correctamente los comprobantes fiscales y conservar la contabilidad.
La fiscalización contemporánea es cada vez menos documental y cada vez más digital, preventiva, automatizada y basada en riesgos.
El problema es que muchas empresas siguen administrando sus obligaciones fiscales como hace diez o quince años.
Y consideran que, mientras todo esté presentado, el riesgo fiscal se encuentra controlado.
Pero hoy existe una pregunta mucho más importante: ¿Toda la información que conoce la autoridad cuenta la misma historia sobre mi empresa?
Éste es uno de los temas que el SAT no necesariamente te platica de manera directa.
La autoridad ya no necesita comenzar una auditoría tradicional para conocer una parte importante de la operación del contribuyente.
El ecosistema digital permite contrastar información fiscal, financiera, laboral, corporativa y transaccional y detectar inconsistencias que pueden convertirse en indicadores de riesgo.
EL SAT YA CONOCE MUCHA INFPORMACION ANTES DE LLEGAR
Una empresa genera diariamente una enorme cantidad de información.
El verdadero poder fiscalizador no está solamente en cada dato considerado individualmente.
Está en cruzarlos.
Imagine una empresa que declara determinados ingresos, pero cuyos CFDI muestran un comportamiento diferente.
O una organización cuyo nivel de gastos aumenta significativamente mientras sus ingresos permanecen prácticamente iguales.
O una empresa que contrata proveedores con características fiscales de riesgo.
El problema aparece cuando varios indicadores comienzan a construir un patrón.
TU CFDI NO ES SOLAMENTE UNA FACTURA: ES UN DATO FISCALIZABLE
Uno de los errores empresariales más frecuentes consiste en considerar al CFDI únicamente como el documento que permite cobrar o deducir.
Actualmente representa mucho más.
Cada comprobante alimenta el universo de información fiscal del contribuyente.
Porque una cosa es acreditar la existencia de un CFDI y otra muy distinta acreditar la realidad económica y jurídica de la operación que documenta.
EL PELIGRO DE LAS OPERACIONES PERFECTAMENTE FACTURADAS, PERO MAL DOCUMENTADAS
Éste probablemente sea uno de los riesgos más importantes para las empresas.
Una operación puede tener:
- CFDI;
- transferencia bancaria;
- registro contable;
- contrato;
- retenciones;
- declaración fiscal;
y, aun así, enfrentar cuestionamientos.
¿Por qué?
Porque la discusión puede trasladarse hacia la materialidad de la operación.
La factura demuestra que alguien facturó.
No necesariamente demuestra por sí sola todo lo que ocurrió detrás de la operación.
TU PROVEEDOR TAMBIÉN PUEDE CONVERTIRSE EN TU RIESGO
Otro cambio fundamental consiste en comprender que el riesgo fiscal ya no termina en las puertas de nuestra empresa.
También debemos conocer con quién hacemos negocios.
Puede existir una operación legítima, pero las características del tercero pueden incrementar considerablemente el riesgo.
De ahí la importancia de establecer procesos de debida diligencia fiscal de proveedores.
Esto para responder una pregunta elemental: ¿Con quién estoy haciendo negocios y qué evidencia tengo para defender esa relación si mañana es cuestionada?
EL SAT PUEDE ENCONTRAR INCONSISTENCIAS QUE TU PROPIA EMPRESA NO HA DETECTADO
En muchas organizaciones existen verdaderas “islas de información”, donde cada departamento conoce su información pero no tienen contacto con los demás departamentos para el cruce de información.
El problema es que la autoridad puede analizar información que proviene de varios de esos departamentos mientras internamente nadie está realizando una conciliación integral.
Entonces la autoridad puede llegar a conocer determinadas inconsistencias del contribuyente antes de que el propio contribuyente las haya identificado.
Por ello, las empresas necesitan evolucionar de la simple contabilidad hacia un verdadero sistema interno de inteligencia fiscal.
EL BENEFICIARIO CONTROLADOR NO ES UN EXPEDIENTE QUE SE GUARDA Y SE OLVIDA
La regulación sobre beneficiario controlador representa otro punto que debe vigilarse cuidadosamente.
Por ello, la empresa debe preguntarse periódicamente: ¿Sabemos realmente quién controla nuestra estructura corporativa y podemos demostrar cómo llegamos a esa conclusión?
No basta tener un nombre en una carpeta.
Debe existir una metodología, documentación soporte y trazabilidad.
LA RAZÓN DE NEGOCIOS PUEDE SER TAN IMPORTANTE COMO EL REGISTRO CONTABLE
Ahora hay que preguntarse: “¿Por qué empresarialmente estamos realizando esta operación?”
Cuando existen reorganizaciones corporativas, financiamientos entre relacionadas, adquisiciones, ventas de activos, pagos extraordinarios, servicios intragrupo u otras operaciones relevantes, debe existir evidencia de la lógica económica.
Antes de ejecutar una operación extraordinaria, prepare un expediente de razón de negocios.
No espere a construir la explicación cuando la autoridad ya formuló el cuestionamiento.
LOS CAMBIOS BRUSCOS TAMBIÉN CUENTAN UNA HISTORIA
Los sistemas de análisis de riesgos buscan comportamientos que merezcan revisión.
Por ejemplo:
Una empresa normalmente factura determinada cantidad mensual y repentinamente multiplica sus operaciones.
¿Significa automáticamente evasión?
No.
Debe existir una buena explicación antes de necesitarla.
Los cambios importantes en el comportamiento empresarial deberían generar internamente un expediente que explique: qué ocurrió, por qué ocurrió, quién lo autorizó y qué documentos lo respaldan.
NO TODA ALERTA SIGNIFICA INCUMPLIMIENTO
Una anomalía no equivale necesariamente a una irregularidad.
Por ello, ningún modelo serio de gestión de riesgos debería operar bajo la ecuación: Alerta = culpabilidad.
La lógica correcta es: Alerta → análisis → contextualización → evidencia → decisión.
Los algoritmos pueden encontrar patrones.
Pero la evaluación jurídica, fiscal y económica requiere contexto.
EL CORREO ELECTRÓNICO TAMBIÉN FORMA PARTE DE LA HISTORIA DE UNA OPERACIÓN
Existe otro riesgo frecuentemente ignorado.
Muchas decisiones importantes se encuentran dispersas en:
- correos electrónicos;
- mensajes;
- archivos compartidos;
- autorizaciones electrónicas;
- sistemas ERP;
- sistemas contables.
Una empresa puede tener una operación legítima, pero si la evidencia está fragmentada entre sistemas diferentes, defenderla posteriormente puede convertirse en un problema.
Por ello necesitamos hablar de compliance probatorio.
No solamente cumplir.
Probar que cumplimos.
EL EXPEDIENTE FISCAL PREVENTIVO
Una buena práctica consiste en crear expedientes digitales para operaciones relevantes.
Podrían estructurarse bajo cinco preguntas:
- ¿Quién? Identificación de las partes.
- ¿Qué? Descripción precisa de la operación.
- ¿Por qué? Razón económica y empresarial.
- ¿Cómo? Contrato, ejecución, facturación y pago.
- ¿Con qué evidencia? Documentos que demuestran materialidad, trazabilidad y cumplimiento.
Esto cambia radicalmente la defensa del contribuyente.
LOS 10 FOCOS ROJOS QUE TODA EMPRESA DEBERÍA REVISAR
Antes de terminar un ejercicio, recomiendo que la Alta Dirección revise por lo menos los siguientes puntos:
- Diferencias entre CFDI, contabilidad y declaraciones.
- Proveedores de riesgo o insuficientemente documentados.
- Operaciones relevantes sin evidencia de materialidad.
- Transacciones extraordinarias sin expediente de razón de negocios.
- Información desactualizada del beneficiario controlador.
- Diferencias entre nómina, CFDI y registros contables.
- Operaciones con partes relacionadas deficientemente soportadas.
- Crecimientos o disminuciones extraordinarias sin explicación documentada.
- Contratos que no coinciden con la operación realmente ejecutada.
- Falta de trazabilidad entre contrato → operación → CFDI → pago → contabilidad → declaración → evidencia.
Si encontramos deficiencias aquí, existe trabajo preventivo que realizar.
LA NUEVAS PREGUNTAS DE UN EMPRESARIO DEBEN SER:
“¿Mi información fiscal es consistente?”
“¿Puedo demostrar mis operaciones?”
“¿Conozco el riesgo de mis proveedores?”
“¿Puedo justificar mis operaciones extraordinarias?”
“¿Tengo correctamente documentado al beneficiario controlador?”
“¿Existe congruencia entre contratos, CFDI, pagos, contabilidad y declaraciones?”
Y, principalmente:
“Si mañana la autoridad cuestionara esta operación, ¿podría reconstruir y demostrar toda su historia?”
Si la respuesta es no, probablemente tenemos un riesgo que todavía no aparece en ninguna declaración.
COMENTARIOS FINAL:
La fiscalización moderna obliga a modificar nuestra forma de entender el cumplimiento.
Ya no debemos administrar impuestos de manera aislada.
Necesitamos administrar riesgos fiscales.
La empresa moderna debe desarrollar mecanismos internos para identificar anomalías, conciliar información, evaluar terceros, documentar operaciones y conservar evidencia.
Porque en la nueva fiscalización digital existe una regla que todo empresario, contador, abogado, auditor y oficial de cumplimiento debería recordar:
Lo que no está documentado será difícil de defender; lo que no es congruente generará preguntas; y lo que no puede explicarse puede convertirse en riesgo.
La verdadera transformación del cumplimiento fiscal consiste en pensar:
“¿Estamos preparados para demostrar todo?”
La mejor auditoría es la que hacemos antes que la autoridad
