Durante años, muchas empresas entendieron el cumplimiento fiscal como un proceso relativamente sencillo: calcular correctamente los impuestos, presentar declaraciones y efectuar los pagos correspondientes.
Ese modelo ha quedado superado y atrás en el tiempo actual.
Actualmente, el verdadero riesgo fiscal se encuentra en la coherencia integral de las operaciones.
La autoridad puede contrastar información proveniente de CFDI, declaraciones, contabilidad, estados de cuenta, información de terceros, operaciones con proveedores y múltiples fuentes electrónicas.
Por ello, una empresa puede haber registrado contablemente una operación y contar con un CFDI, pero aun así enfrentar una contingencia si no puede explicar qué ocurrió realmente, por qué ocurrió y cómo puede demostrarlo.
EL NUEVO RIESGO FISCAL
El riesgo fiscal empresarial puede definirse como la posibilidad de que una operación, interpretación, omisión o deficiencia documental provoque:
- diferencias de impuestos;
- rechazo de deducciones;
- rechazo de acreditamientos;
- créditos fiscales;
- multas;
- restricciones relacionadas con certificados fiscales;
- controversias administrativas;
- responsabilidades solidarias;
- o incluso consecuencias penales cuando los hechos rebasan la esfera estrictamente administrativa.
El problema ya no consiste únicamente en determinar si existe un comprobante.
Debe existir congruencia entre:
contrato -> operación -> CFDI -> contabilidad -> pago -> evidencia -> razón empresarial.
Materialidad: demostrar que la operación ocurrió
Una de las principales áreas de riesgo aparece cuando la empresa posee documentación formal, pero carece de evidencia suficiente sobre la ejecución real de la operación.
Pensemos en una consultoría.
No debería existir únicamente:
factura + transferencia.
El expediente debería demostrar, según corresponda:
contrato + alcance + comunicaciones + metodología + entregables + personal participante + evidencia de ejecución + recepción + CFDI + pago + registro contable.
La diferencia es fundamental.
Un CFDI acredita la existencia de un comprobante; no necesariamente demuestra por sí mismo toda la realidad económica subyacente.
Riesgo con proveedores
Otro punto crítico aparece en la selección y permanencia de proveedores.
El procedimiento tradicional:
Compras solicita -> proveedor cotiza -> se contrata -> factura -> se paga.
Debe evolucionar hacia:
identificación -> evaluación -> contratación -> ejecución -> comprobación -> monitoreo.
Una empresa debe preguntarse:
¿Quién es realmente mi proveedor?
¿Tiene infraestructura?
¿Tiene empleados?
¿Tiene capacidad para prestar el servicio?
¿Quiénes son sus propietarios?
¿Dónde opera?
¿Existe congruencia entre su actividad y aquello que me está facturando?
Razón de negocios
También debe analizarse por qué se realiza una operación.
No basta con demostrar:
"la operación existió".
Debe poder explicarse:
"por qué tenía sentido empresarial realizarla".
El riesgo aumenta cuando aparecen estructuras complejas, operaciones entre partes relacionadas, reorganizaciones, pagos extraordinarios o transacciones cuyo efecto fiscal parece sustancialmente mayor que su justificación económica.
Beneficiario controlador
Otro componente crítico es conocer quién controla efectivamente determinadas estructuras corporativas.
El CFF contiene obligaciones específicas relacionadas con Beneficiario Controlador, por lo que una deficiente identificación societaria puede convertirse también en un riesgo fiscal. (Cámara de Diputados)
Esto obliga a coordinar:
Fiscal + Jurídico + Corporativo + Compliance.
La solución: expediente fiscal probatorio
La empresa debería construir un expediente capaz de demostrar:
existencia + materialidad + trazabilidad + razón de negocios + sustancia económica + autorización + cumplimiento contractual.
Controles mínimos
Una gestión adecuada debería incorporar:
- Matriz de riesgos fiscales.
- Due diligence de proveedores.
- Expedientes de materialidad.
- Conciliación CFDI-contabilidad-bancos.
- Control de partes relacionadas.
- Expediente de Beneficiario Controlador.
- Indicadores de operaciones atípicas.
- Auditorías preventivas.
- Comité de riesgos fiscales.
- Conservación organizada de evidencia.
Conclusión
El riesgo fiscal moderno no comienza cuando llega una auditoría.
Comienza cuando se realiza una operación sin construir, desde su origen, la evidencia que posteriormente permitirá defenderla.
La pregunta empresarial ya no debe ser únicamente:
¿pagamos correctamente los impuestos?
Debe ser:
¿Podemos demostrar por qué hicimos la operación, quién participó, qué recibimos, cuánto pagamos y cuál fue su verdadera razón empresarial?
